個人情報とは生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけではなく、住所や電話番号、家族構成、町内会での役職など、個人と紐づけて管理している場合は個人情報になります。

　平成29年5月30日に改正個人情報保護法が施行され、町内会や同窓会、ＮＰＯ法人などの非営利組織にも個人情報保護法が適用され、法律に定められた個人情報の取り扱いルールに従うことが求められております。

　町内会において、会員の氏名や住所などの個人情報を取得することは、活動する上では必要不可欠です。個人情報保護法は、個人の権利や利益を損なうことの無いよう、個人情報を適切に管理し、活用していただくための法律です。

　町内会において、会員の個人情報を守り、適切に取り扱っていただくための注意すべき点をまとめました。

〇個人情報を取得するときは、利用目的を定めて、本人に伝える。

〇個人情報は取得するときは、利用目的に沿って必要最小限の取得にとどめる。

〇個人情報は、利用目的以外のことには使わないようにする。

〇個人情報は、盗難・漏えい等が生じないように、適切な措置を講じる。

〇「町内会の運営、親睦、連絡等やこれに関連する業務を行うため、会員名簿を作成し、会員に対し配布する」など、個人情報の利用目的を明確に伝える。

〇個人情報を集める際に配布する用紙（入会届等）に、利用目的を記載する。

〇データで情報を管理する場合は、パスワードの設定などセキュリティ対策を講じる。

〇名簿の配布にあたっては、会員に対し、紛失や盗難、転売禁止などの注意事項を呼びかける。

〇本人以外の第三者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。ただし、以下の場合は、同意を得なくても提供が可能。

　・法令に基づく場合　　　　　【例】警察からの照会

　・人の生命、財産を守る場合　【例】災害発生時の安否確認

　・委託先に提供する場合　　　【例】会員名簿の印刷を委託するため、業者に名簿を提供

〇個人情報を本人以外の第三者に提供したときは、記録を残し、保管する。

〇個人情報を本人以外の第三者から提供を受ける場合は、第三者の氏名、個人情報の提供を受けた経緯を記録し、保管する。

〇「名簿を会員に対して配布するため」と伝えた上で、任意で個人情報を提出してもらうなど、あらかじめ本人の同意を得ておく。

〇名簿に記載のある会員全員に名簿を配布したときは、配布先を把握するために、名簿そのものを一定期間保管する。または、「いつ、誰が、どんな内容を、誰に」を記録し、一定期間保管する。

〇第三者から個人情報の提供を受けるときは、「いつ、誰から、どんな内容の提供受けたか、提供に至った経緯」を記録し、一定期間保管する。

個人情報の管理ルールを明文化し、会員相互で情報共有を行うことも大切です。

管理ルールには、

・ルールの周知方法

・収集する個人情報の項目

・個人情報の取得方法

・利用目的

・管理方法

・その他の必要事項　など

　上記の事項を記載し会則に盛り込む、または会則とは別に「個人情報取扱ルール」を定める等の対応が有効です。

　町内会で個人情報取扱ルールを定めることについては、個人情報保護法上の義務ではありませんが、国のガイドラインでは作成することが求められています。ルール等を定めることで、町内会での個人情報の取扱いが明確になり、会員の安心につながることが期待できます。

　以下に掲載されている内容はあくまでもルールの一例となります。各町内会の実情に合わせ、必要に応じてご活用ください。

町内会個人情報取扱ルール【例】（wordファイル：30KB）

第三者への個人情報提供記録簿【例】（wordファイル:27KB）

第三者からの個人情報提供記録簿【例】（wordファイル:22KB）

Q１．すでに配布済の会員名簿はどのように取り扱えばよいか。

A１．町内会の中で認識されている「利用目的」の中で取り扱うのであれば、特段何かを行う必要はありませんが、盗難・紛失等のないよう、適切に管理するようにしましょう。

Q２．新たに会員名簿を作成し配布することを考えている。変更がない会員については、以前取得した情報をそのまま活用することになるが、その場合はどのように取り扱えばよいか。

A２．以前に会員名簿を作成する際に、「利用目的」「第三者提供」について同意を得ている場合には、改めて何かを行う必要はありません。

Q３．行事の参加ついて、回覧板の用紙に直接書き込みして申込む方法を取りたい。氏名や住所などの個人情報を記入してもらう必要があるが問題はないか。

A３．本人が他の人に見られることを承知の上で記入するのであれば問題はありません。主催者側は何のために記入してもらうのか目的を明確にしたうえで、会員が他の人に見られることや回覧されることに同意できない場合は、別の方法で申込みができるよう配慮するなどの工夫が必要です。

　個人情報保護委員会は、個人情報の適正な取扱いを確保するために、個人情報保護法に基づき設置された独自性の高い機関です。

　個人情報保護法相談ダイヤルでは、個人情報保護制度に関するご質問やご相談を受付しております。

個人情報保護法相談ダイヤル（外部リンク）