○富谷市公文書管理規則
平成13年3月26日
規則第5号
(趣旨)
第1条 この規則は，市長の保有する公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 本庁(富谷市行政組織規則(平成22年富谷町規則第6号)第3条に規定する本庁をいう。以下同じ。)，出張所(同規則第4条に規定する出張所をいう。)及び出先機関(同規則第5条に規定する出先機関をいう。)の職員(以下単に「職員」という。)が職務上作成し，又は取得した文書，図画，写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって，職員が組織的に用いるものとして，本庁，出張所及び出先機関が保有しているものをいう。
(2) 公文書の管理 公文書の分類，作成，保管，保存，廃棄等をいう。
(平14規則11・平20規則7・平22規則6・平28規則13・一部改正)
(職員の責務)
第3条 職員は，市がその諸活動を説明する責務を有することを認識し，常に公文書の所在を明確にする等公文書を適正に管理しなければならない。
2 職員は，公文書とそれ以外のものを明確に区別しなければならない。
(公文書管理責任者)
第4条 公文書の管理を適正かつ円滑に行うため，本庁の課(室を含む。以下同じ。)，出張所及び出先機関に公文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2 管理責任者は，本庁の課，出張所及び出先機関の長をもってこれに充てる。
3 管理責任者は，公文書の管理が適正かつ円滑に行われるための指導及び監督を行わなければならない。
4 管理責任者は，所掌事務に係る公文書を特定するための目録を作成しなければならない。ただし，その内容が特に軽易な場合には，この限りでない。
(公文書の分類)
第5条 公文書は，別に定める基準に従い分類し，及び整理しなければならない。
2 前項の基準は，公表するものとする。
(公文書の作成)
第6条 職員は，所掌事務の処理に当たって，軽易なものを除き，その処理内容等を記録した公文書を作成しなければならない。
2 前項の公文書には，所掌事務に関する意思決定の内容その他事務処理上の重要な事項を記録しなければならない。
(公文書の保存)
第7条 処理の完了した所掌事務に係る公文書は管理責任者が保存するものとし，その期間(以下「保存年限」という。)は，法令その他に定めのあるものを除き，永年，10年，5年，3年又は1年とする。
2 保存年限の設定は，管理責任者が総務部総務課長と協議して行うものとする。
3 管理責任者は，保存年限を延長することができる。
4 保存年限の基準は，別に定め，公表するものとする。
(平22規則6・一部改正)
(公文書の廃棄)
第8条 保存年限を経過した所掌事務に係る公文書は，管理責任者が廃棄するものとする。
(平28規則13・一部改正)
(委任)
第10条 この規則に定めるもののほか，公文書の管理に関し必要な事項は，別に定める。
(平28規則13・一部改正)
附則
この規則は，平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年規則第11号)
この規則は，平成14年4月1日から施行する。
附則(平成20年規則第7号)
この規則は，平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年規則第6号)
この規則は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成28年規則第13号)
この規則は，平成28年10月10日から施行する。